Die Vor- und Nachteile von PDF-Dateien im praktischen Überblick

16. Dezember 2025

Ob privat oder im Geschäftsleben – PDF-Dateien werden von vielen von uns regelmäßig genutzt. Allerdings wissen nur wenige, woher das heute gängige Format für digitale Dokumente eigentlich kommt. Entwickelt wurde es bereits in den 1990er-Jahren und zwar vom US-Softwareunternehmen Adobe. Inzwischen sind PDFs aus dem Büro- und Geschäftsalltag kaum mehr wegzudenken. Schließlich sind sie nicht nur besonders sicher, sondern auch unkompliziert in der Handhabung. Noch besser: Sie sehen immer identisch aus – unabhängig von dem Gerät, auf dem sie aufgerufen werden. Doch bietet eine PDF-Datei wirklich nur Vorteile? Zwar sind davon eine ganze Menge vorhanden. Doch wer öfter mit den Dateien arbeitet, weiß: Ein paar Wermutstropfen gibt es doch.

Warum sich die Arbeit mit PDF-Dateien lohnt

Sie arbeiten im Büro oder kreativ im Homeoffice? Sie verschicken ab und an private E-Mails? Dann haben auch sicherlich Sie schon einmal eine PDF-Datei genutzt. Das ist auch kein Wunder, denn das Dateiformat ist besonders praktisch.

Sicherheit ist sicher ein Vorteil

Haben Sie schon einmal versucht, eine an Sie geschickte PDF-Datei zu bearbeiten? So einfach geht das gar nicht, denn sie ist schreibgeschützt. Das Format eignet sich daher gut, um wichtige Informationen sicher und unveränderbar weiterzugeben.

So werden PDFs etwa für Bewerbungsunterlagen oder Zertifikate verwendet. Schreiben Sie als Freiberufler oder Selbstständiger selbst Rechnungen, verschicken Sie diese ebenfalls als PDF-Datei. Zumindest so lange, bis die E-Rechnungspflicht auch für Sie gilt. Sie werden schließlich nicht wollen, dass der Rechnungsempfänger Posten oder Preise nachträglich nach Belieben verändert.

Um die Sicherheit zusätzlich zu erhöhen, können Sie PDFs übrigens mit einem Passwort schützen.

Konsistenz kann nützlich sein

Ein großer Vorzug der PDF-Dateien: Sie bleiben immer im gleichen Format erhalten. Öffnen Sie sie in einem Viewer, sieht der Inhalt jedes Mal identisch aus. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie ein Smartphone, Tablet oder den Desktop-PC nutzen.

Besonders nützlich ist diese optische Konsistenz bei Inhalten, deren Struktur sich nicht verändern soll. Gemeint sind etwa Handbücher oder Präsentationen.

Das bedeutet natürlich nicht, dass sich die Dateien gar nicht verändern lassen. Für die Bearbeitung eignen sich etwa die Smallpdf PDF Tools.

Bedienerfreundlichkeit erleichtert das Benutzen

Da die Handhabung von PDF-Dateien nicht schwerfällt, kann jeder sie benutzen – ob Einsteiger oder Profi. Alle gängigen Computerbetriebssysteme können die Formate auslesen. Das setzt lediglich einen PDF-Reader voraus.

Auf dem PC nimmt eine PDF-Datei nicht viel Platz weg. Sie können sie mit wenigen Befehlen komprimieren, um die Dateigröße zu verringern. Dieser Schritt beeinträchtigt weder die Schrift- noch die Bildqualität in dem entsprechenden Dokument.

Zudem können Sie eine PDF leicht in einen anderen Dateityp konvertieren, etwa in eine JPEG-Bilddatei.

Welche Nachteile eine PDF-Datei mit sich bringen kann

PDF-Dateien haben nicht viele Nachteile, sonst hätten sie sich nicht zu einem gängigen Format entwickelt.

Ärgerlich kann die Verwendung jedoch werden, wenn Sie ein Dokument gemeinsam mit anderen bearbeiten wollen. Denn anders als andere Dateitypen unterstützt das PDF-Format kein synchrones Arbeiten. Es eignet sich daher weniger für Projekte, an denen mehrere Teammitglieder gleichzeitig beteiligt sind.